Besparen als lokaal bestuur in 2023 doe je zo

We worden met z’n allen geconfronteerd met een zeer hoge inflatie en met een ongeziene energiecrisis. Bijgevolg is iedereen – ook u, als verantwoordelijke van een stad of gemeente – op zoek naar mogelijke maatregelen om inkomsten en uitgaven in evenwicht te houden. Wij willen dan ook graag actief met u nadenken en lichten u enkele mogelijkheden toe die wij detecteerden…

1. Ga na of u alle mogelijke subsidies van de POD-Maatschappelijke integratie benut

Benut u wel alle mogelijke subsidies van de POD-Maatschappelijke Integratie? Zet de nodige monitoring op om uw financiële stromen (betalingen en ontvangsten) op te volgen. Onze toepassingen sociale zaken bieden u een module die uw mensen specifiek voor deze opvolging kunnen gebruiken, om foutcodes weg te werken, knipperlichtlijsten op te volgen, enz. Ontbreekt het u aan mensen of aan expertise om deze financiële stromen op te volgen? Overweeg dan om deze taak in handen te geven van Public Staffing – Sociale Zaken. Hun consultants zijn experten binnen de materie en maximaliseren uw ontvangsten.

Vicky, expert sociale zaken van Public Staffing, getuigt: “Wij ondersteunen momenteel diverse OCMW’s in Vlaanderen bij het optimaliseren van hun ontvangsten vanuit de POD – Maatschappelijke Integratie. Zo slaagden wij erin om, met een begeleiding van slechts een aantal dagen, voor een Oost-Vlaams OCMW meer dan 50.000 Euro aan extra ontvangsten vanuit de POD-MI te realiseren.”

2. Meer verkeersveiligheid zonder dat het geld hoeft te kosten

Leefbare kernen zijn belangrijk voor de inwoners. Zelfs zonder dat het geld hoeft te kosten, kunt u een impactvol beleid voeren.

Denk daarbij aan het handhaven van zones 30/50, of het weren van sluipverkeer en zware vracht. Door GAS-boetes te innen op basis van de GAS 4/5-wetgeving kunt u de initiële investering op 3 tot 6 maanden terugverdienen, om vervolgens extra inkomsten op te tekenen.

Stad Genk en Politiezone Carma konden bijvoorbeeld met de inkomsten van de trajectcontrole de investeringen snel terugbetalen. Ze zetten zo verder in op het verhogen van de verkeersveiligheid. Lees het artikel: https://www.cipalschaubroeck.be/verkeersveiligheid-topprioriteit-in-stad-genk/

3. Bespaar op energiekosten van uw IT-en serverinfrastructuur

Het energieverbruik van de lokale serverinfrastructuur blijft vaak onder de radar. Onterecht!

Wist u dat een gemiddelde lokale serverinfra (2 hosts, 1 SAN, 1 backupserver, 2 airco’s) aan de huidige tarieven al snel 1.000 tot 1.500 Euro per maand aan energie verbruikt?

Cipal Schaubroeck stelt vast dat steden en gemeentes aan de hand van een berekening van ‘Total Cost of Ownership’ voor het ciPort datacenter kiezen, eerder dan voor een lokale serverinfrastructuur. Door het schaalvoordeel en groene karakter van het ciPort datacenter blijft de energiekost van uw serverinfra betaalbaar.

Maarten Daniëls, Procesmanager stad Lommel vertelt: “In de beslissingsfase richting migratie naar het ciPort datacenter, beseften we pas welke energiekost onze lokale servercluster had. De stap richting ciPort datacenter loste dit probleem op”.

Een ander bestuur van gemiddelde grootte met wie we recent in overleg waren getuigde bijvoorbeeld dat ze zo’n 22.000 Euro op jaarbasis zouden besparen aan energiekosten.

Daarnaast is uiteraard ook een goed idee om naar uw personeel toe te benadrukken dat hardware energievreters zijn. Het is dan ook beter om er bij het afronden van de werkdag op te letten dat laptops niet blijven opladen en dat monitors niet in wachtstand blijven staan.

4. Creëer inzicht in uw energie via een dataportaal

Wilt u meer inzicht krijgen in het verbruik van energie en de productie van hernieuwbare energie op uw grondgebied? Dat kan via een dataportaal dat het verbruik én de productie van energie visualiseert, zowel voor de gemeente en openbare diensten, als voor bedrijven en burgers.

5. Zet in op digitalisering van uw dienstverlening

U kunt er voor zorgen dat de burger bepaalde aanvragen zélf digitaal kan initiëren. Denk bijvoorbeeld aan het doorgeven van adreswijzigingen via een formulier op uw website of een loket, én waarbij de gegevens vanzelf in uw bevolkingstoepassing terecht komen. Daarbij kan uiteraard een loketoplossing zoals SmartLoket u helpen om attesten en uittreksels digitaal te laten aanvragen en afleveren.

Zo verliezen uw medewerkers niet langer tijd met het overtypen van gegevens. Als u op deze manier bijvoorbeeld 2.000 loketbezoeken zou uitsparen en 2.000 adreswijzigingen efficiënter zou verwerken omdat u ze digitaal ontvangt, dan kan dat u tot 70 mensdagen besparen aan werkuren.

6. Optimaliseer uw ontvangstencyclus

Bied de burger en debiteuren moderne betaalfunctionaliteiten (e-mail, eBox, QR-code, …) en optimaliseer het innen van ontvangsten, zodat dit sneller en met minder administratie kan. Maak het proces efficiënter én zorg ervoor dat u de inkomsten sneller int.

7. Gebruik digitale loonstroken en elektronische maaltijdcheques via eKalender

Bezorg de loonstroken van uw medewerkers digitaal. Zo moet u tijd noch geld investeren in de papieren distributie. Een bijkomend voordeel is dat er minder risico op fouten is bij de verspreiding, en dat vastgesteld wordt dat er minder vragen van medewerkers zijn bij het werken met digitale loonstroken.

Wist u ook dat u elektronische maaltijdcheques kunt bestellen via onze toepassing eKalender? Er wordt dan automatisch een bestelbestand aangemaakt, al dan niet rekening houdend met regularisaties van de maand voordien. Er is dus geen apart kanaal meer nodig om een bestelling te plaatsen, wat u ook alweer werk bespaart!