Kleinere besturen krijgen regelmatig dezelfde vraag naar digitalisatie vanuit de burger, Vlaamse Overheid en medewerkers, en dat hoeft niet te verbazen. Ze stoten echter vaak op beperkte budgetten en kleine teams om die veranderingen te realiseren. Zo ook bij de gemeente Bever. Uitdagend, maar niet onmogelijk dachten ze. Ze richtten zich dus op de noodzakelijke en meest nuttige digitalisatie-projecten.
Digitalisatie is nodig
Van papier naar de PC omschakelen: het is niet altijd eenvoudig om de switch te maken. Soms is ze echter noodzakelijk weet Elisabeth de Crombrugghe, Financieel Directeur Gemeente en OCMW Bever: “Heel wat van de papieren processen binnen het bestuur zijn niet meer bol te werken. Om alles gedaan te krijgen moeten we dus wel digitaliseren. Daar staan we bij financiën al redelijk ver mee. Het grootste gedeelte van ons werk verloopt digitaal. Ook heel wat andere diensten zetten al grote stappen.”
Een vlotte werking
“Onder de voordelen van digitalisatie kunnen we de ‘usual suspects’ aanhalen”, gaat de Crombrugghe verder. “We vermijden fouten in berekeningen, hebben steeds een goede grip op budgetten, dossiers zijn eenvoudig op te volgen en terug te vinden; de lijst gaat nog wel even door. Ook voor de burger zijn er voordelen want communicatie kan nu digitaal lopen en is duidelijker. Het zorgt voor een vlotte werking van ons bestuur en dat zie ik in de toekomst alleen maar verbeteren. De jongere generatie medewerkers is helemaal klaar om nog meer te innoveren en te leren.”
Gedragen door medewerkers
Van de noodzaak moet je de medewerkers van Bever niet meer overtuigen, maar zomaar alles ineens digitaliseren is voor hen niet mogelijk. Door bijvoorbeeld beperkte budgetten en een klein team moet dit stapsgewijs en gericht gebeuren vertelt Ann Sevenoo, Algemeen Directeur Gemeente en OCMW Bever: “Los van het financiële en de mankracht, heeft niet iedereen even veel zin in al dat digitale. Het is dus belangrijk dat onze medewerkers vragende partij zijn om nieuwe tools te gaan gebruiken. Voor de projecten die bijvoorbeeld door de overheid of wetgeving worden opgelegd, zorgen we voor duidelijke communicatie en proberen we hen te overtuigen van het nut. Door onze trajecten op deze manier zorgvuldig te kiezen, garanderen we dat deze door onze medewerkers worden gedragen. Zeker omdat opleiding vaak wel een inspanning vraagt.”
Een one-stop-shop
Een enkele partij die een brede waaier aan digitale toepassingen aanbiedt, is voor kleinere besturen volgens Ann Sevenoo dan ook een zeer geschikte oplossing: “Een applicatie van leverancier A en een softwarepakket van leverancier B mooi laten samenwerken, dat is eigenlijk zo goed als onmogelijk te realiseren met onze beperkte mankracht. En daarom is Cipal Schaubroeck voor ons de enige keuze. Ze hebben een groot portfolio aan toepassingen die out-of-the-box met elkaar integreren. Al onze uitdagingen worden opgelost en informatie stroomt van de ene software naar de andere. En als we ergens nog geen oplossing voor hebben? Dan weten we meteen bij wie we aankloppen. Zo zetten we recent samen met Cipal Schaubroeck in op vernieuwing op het niveau van bv. sociale zaken, belastingen, 2 factor authenticatie, …”
Vlaanderen als coördinator
Door gerichte investeringen en heldere communicatie naar medewerkers slaagt Bever ook als kleiner bestuur erin om te digitaliseren. Toch denkt Elisabeth de Crombrugghe dat er voor de Vlaamse Overheid een centraliserende en ondersteunende rol is weggelegd: “Dat er een duidelijke push is naar een digitale werking vanuit de overheid juichen wij alleen maar toe. Ik denk echter wel dat ze een meer proactieve rol kunnen spelen in de ondersteuning van de besturen. De uitdagingen zijn over gemeentes en steden heen toch vaak hetzelfde. Volgens mij zou dat digitalisatie vereenvoudigen en de kwaliteit ervan omhoog drijven – toch zeker voor de kleinere besturen.”
Meer info? Contacteer frank.prinsen@cipalschaubroeck.be.
