De deputatie is verantwoordelijk voor het dagelijks bestuur van de provincie. Ze bereidt de beslissingen van de provincieraad voor en voert die daarna uit. Sinds juni 2021 werd dit proces bij de deputatie van Provincie Oost-Vlaanderen gedigitaliseerd met Notula van Green Valley Belgium. “We gebruiken Notula doorheen de volledige organisatie” vertelt Inesse Khodja, Secretariaat Provinciegriffier van Provincie Oost-Vlaanderen. “Elke beslissing die wordt genomen binnen het provinciebestuur, passeert via de deputatie. Tijdens de wekelijkse zitting staan er gemiddeld zo’n 200-tal dossiers op de agenda. Dat is immens veel! Al deze dossiers worden nu volledig beheerd vanuit Notula. Wij werken nog maar met één systeem. En dat is een gigantische stap vooruit.” verduidelijkt Inesse Khodja.
Duidelijke verantwoordelijkheden
Een omslachtig proces met veel manueel administratief werk. Dat is hoe het vroeger bij Provincie Oost-Vlaanderen verliep. Alle dossiers en de volledige procesflow gaan nu via Notula, wat resulteert in een enorme tijdswinst en efficiëntie-verhoging. Naar aanleiding van deze implementatie werden de interne verantwoordelijkheden opnieuw bekeken. Voortaan ligt de verantwoordelijkheid van het dossier volledig bij de dienst in kwestie. Voor een dossier op de agenda verschijnt, wordt er door het secretariaat nog gecheckt of het correct werd ingediend, maar de inhoudelijke verantwoordelijkheid blijft nu duidelijk bij de desbetreffende dienst.
Vereenvoudigd proces
Een dossier wordt rechtstreeks door de auteur in Notula ingediend. Het diensthoofd controleert en dient het dossier (als het in orde is) in bij het departementshoofd die het op zijn beurt nakijkt en indient bij het secretariaat van de provinciegriffier. Op maandag om 16u wordt de agenda afgesloten, om voldoende ruimte te laten voor de kabinetsmedewerkers om zich in te lezen in de dossiers voor de wekelijkse zitting die op donderdagvoormiddag plaatsvindt. Tijdens de zitting presenteert de provinciegriffier de dossiers en notuleert hij ook meteen in Notula. Naast een enorme tijdswinst heeft dit nog andere voordelen, zoals meer transparantie, minder ruimte voor discussie en alles staat ook meteen klaar voor de debriefing na de zitting. Dossiers die zijn goedgekeurd worden door het secretariaat vrijgegeven.
Gelinkt publiceren
Sinds 30 juni 2021 moeten lokale besturen bepaalde agenda’s, besluiten, besluitenlijsten en notulen gelinkt publiceren en melden als gelinkte open data. Zo kan iedereen deze informatie raadplegen en hergebruiken. Dat was trouwens ook één van de belangrijkste redenen om voor Notula te kiezen. Met deze implementatie voldoet Provincie Oost-Vlaanderen volledig aan de verplichting om te publiceren als open data. Sterker nog, ook het melden verloopt nu geautomatiseerd.
“De verantwoordelijkheid van het melden ligt ook bij de dienst. Zij weten precies welke informatie openbaar gemaakt mag worden en welke niet. Dit wordt meteen aangeduid in Notula” vertelt Inesse Khodja. “Hierdoor wordt het automatisch melden ongecompliceerd. Enkele muisklikken om te publiceren in de raadpleegomgeving en dan is het meteen gelinkt gepubliceerd. Zo eenvoudig is het nu voor ons om te voldoen aan het decreet lokaal bestuur!” vertelt Inesse Khodja enthousiast.
Tevredenheid troef
De voordelen van Notula? Een grote tijdsbesparing, nauwkeurigheid, duidelijkere flow én opvolging. Ook ecologisch is deze digitalisering een grote stap vooruit omdat de notulen niet meer afgedrukt moeten worden. Dat scheelt wekelijks toch zeker 1000 pagina’s!
“Het team van Green Valley Belgium is klantvriendelijk, ze communiceren transparant en denken ook echt met ons mee. Ze werken ook samen met andere openbare besturen, wat maakt dat ze de wetgeving perfect kennen. Wettelijk gezien zijn we in orde met alles wat de toezichthoudende overheid van ons vraagt. Dat is zonder twijfel de grootste troef van Green Valley Belgium.” concludeert Inesse Khodja.
Blik op de toekomst in Oost-Vlaanderen
De Provincie Oost-Vlaanderen bestaat uit een duizendtal geëngageerde, ambitieuze en dynamische talenten. Als overheid wil de provincie uitblinken in wat ze doen en richten ze de blik op de toekomst. Dat doen ze onder andere in deze domeinen: onderwijs, recreatie, economie, landbouw, milieu, ruimtelijke planning, mondiale solidariteit, wonen, erfgoed, toerisme, stedenbouw, integraal waterbeleid en mobiliteit. In al die sectoren speelt de Provincie een rol als partner, initiatiefnemer of intermediair. Altijd strevend naar innovatie en verbetering van levenskwaliteit. En wij bij Green Valley Belgium? Wij zijn er trots op dat we Provincie Oost-Vlaanderen kunnen ondersteunen bij deze innovatieve blik op de toekomst.
Meer informatie over Notula? Contacteer karien.stubbe@greenvalleybelgium.be
