Als woonzorg-organisatie moet het Zorgbedrijf Ouderenzorg Genk goederen en diensten aankopen via aanbestedingsprocedures. Die volgden ze voorheen op via Excel. Om het proces te stroomlijnen en eenvoudiger te maken, stapten ze over naar Start2Tender, software van het gelijknamige dochterbedrijf van Cipal Schaubroeck. Een beslissing waar ze tevreden op terugkijken, zeggen Sonja Swerts en Karen Alders.
Grote aanbestedingen kunnen opvolgen
In 2016 versmolten twee woonzorgcentra tot het Zorgbedrijf Ouderenzorg Genk. Voor grote tenders deden ze nog beroep op het OCMW waartoe één van beide woonzorgcentra behoorde. Een situatie die in het kader van de verzelfstandiging niet kon blijven aanhouden, vertelt Sonja Swerts, verantwoordelijke boekhouding: “Kleine aanbestedingen volgden we zelf op in Excel. Dat was niet ideaal, maar het lukte. Voor complexere opdrachten klopten we nog aan bij het OCMW. Die wilden we uiteraard ook zelf afhandelen, dus gingen we op zoek naar een tool die ons hierbij kon helpen. Onze zoektocht bracht ons uiteindelijk bij Start2Tender.”
Pioniersrol
Het Genks zorgbedrijf besloot als pilootorganisatie mee te werken aan de Start2Tender-toepassing. Ze zagen de toepassing evolueren naar een sterke, volwassen software aldus Swerts: “Als pionier kregen we de unieke kans om de software mee vorm te geven. We wilden een tool die ons ondersteunde bij het opmaken van dossiers, waar we alles centraal konden opvolgen en die een hele hoop zaken automatiseerde. Er werd oprecht geluisterd naar onze feedback en snel gereageerd op gevraagde aanpassingen. Aan het einde van de rit hebben we een applicatie die al onze verwachtingen inlost.
Elke keer de perfecte aanbesteding
Start2Tender stroomlijnt en vereenvoudigt het werk. Bovendien leren ze bij over aanbestedingen weet Karen Alders, boekhouder: “Zowel ik als Sonja zijn geen dossierschrijvers. Start2Tender helpt ons de input die we krijgen stapsgewijs om te zetten naar een goed uitgewerkte aanbesteding. De software vult een aantal zaken voor ons in, genereert sommige documenten automatisch, pusht zelf de informatie naar verschillende publicaties, en meer. Het behoedt ons bovendien van fouten. Wanneer een bedrag bijvoorbeeld te hoog is voor onderhandelingen, zegt de software ons dat dit niet kan of mag. Zo steken we ook nog iets op.”
“Eens uitgestuurd is het opvolgen van de tenders een eitje,” gaat Alders verder. “Geen Excel hier of een kaft met papier daar; alles wordt centraal in de tool bewaard. In een oogopslag zie je de status van elke aanbesteding. Dat maakt ook dat Sonja en ikzelf beter kunnen samenwerken want we werken altijd met dezelfde nieuwste en juiste informatie. Daarnaast spaart ook de integratie met ons boekhoudpakket Mercurius ons heel wat tijd en kopzorgen. We moeten niets meer handmatig kopiëren en we kunnen bijvoorbeeld niet per ongeluk dubbel spenderen.”
Uitmuntende ondersteuning
De samenwerking met Start2Tender verloopt vlot. “De responsiviteit tijdens de ontwikkeling zet zich ook door naar de ondersteuning bij het gebruik van Start2Tender. Zo was Start2Tender zeer accomoderend op vlak van het geven van opleiding in het gebruik van de tool. Ook wanneer we tegen een probleem aanlopen, zijn ze er snel bij met raad en daad. Het is een kleinere organisatie en dat laat zich voelen in een persoonlijke aanpak. Wat we erg waarderen,” concludeert Sonja Swerts.
Wilt u meer informatie omtrent Start2Tender, neem dan contact op met uw accountmanager van Cipal Schaubroeck of via het e-mailadres info@start2tender.be
