Het lokaal bestuur van Wingene, met meer dan 15.000 inwoners en 120 personeelsleden, staat aan de vooravond van een opmerkelijke fusie met Ruiselede. In dit klantverhaal zoomen we in op de West-Vlaamse gemeente Wingene en hoe zij de overgang naar digitaal samenwerken heeft aangepakt met behulp van eNotulen van Cipal Schaubroeck. Jurgen Mestdagh, Algemeen Directeur van Wingene, deelt hun ervaringen met de software en licht de voordelen van digitaal samenwerken met eNotulen toe.
De overgang naar eNotulen
In het verleden werkte Wingene met een CRM-pakket dat niet voldeed aan de specifieke behoeften van een openbaar bestuur. Ondanks aanzienlijke inspanningen en kosten, was dit systeem nooit volledig afgestemd op hun vereisten. Verandering was noodzakelijk. Wingene ging op zoek naar notuleringssoftware die beter aansloot bij hun behoeften. “We zijn gestart met eNotulen in juli 2018, en dat bleek de juiste keuze voor ons te zijn”, vertelt Jurgen Mestdagh.
Wingene koos voor eNotulen, na een zorgvuldige vergelijking van verschillende oplossingen. Ze waardeerden de combinatie van kostenefficiëntie en de beste aansluiting bij hun behoeften. Positieve feedback van andere klanten en de complementariteit van de software met andere applicaties waren ook doorslaggevende factoren.
Centralisatie van informatie en efficiëntiewinst
Met eNotulen werkt Wingene nu op een gecentraliseerde manier, waarbij informatie en besluitvorming centraal beschikbaar zijn, zelfs bij een decentrale manier van samenwerken. Dit heeft geresulteerd in aanzienlijke efficiëntiewinst. De meeste personeelsleden kunnen nu zelf agendapunten aanmaken, die na een snelle kwaliteitscontrole op de vergaderagenda verschijnen. De mandatarissen van het college kunnen agendapunten voorafgaand aan de vergadering bekijken, waar en wanneer ze willen. Na de vergadering worden alle betrokkenen automatisch op de hoogte gebracht, en alle gegevens worden onmiddellijk gedigitaliseerd en gearchiveerd. Maar liefst 11 bestuurs- en vergaderorganen verlopen volledig via eNotulen.
Digitaal klassement en archief
Een van de meest opvallende voordelen van eNotulen is het digitale klassement en archief. Hierdoor is het gemakkelijk om de geschiedenis van besluitvorming te volgen met behulp van een krachtige zoekfunctie. De krachtige zoekfunctie doorzoekt het volledige digitale archief. Zelfs vragen om advies, notities en annotaties bij agendapunten blijven beschikbaar en kunnen eenvoudig worden teruggevonden. Het digitale archief is één ding, maar Wingene heeft nu ook de volledige geschiedenis van besluitvorming ter beschikking. Volgens Jurgen Mestdagh is dat zonder twijfel een van de belangrijkste voordelen van eNotulen.
Gebruiksgemak voor administratie en mandatarissen
Voor de administratie is gebruiksgemak cruciaal, met directe toegang tot alle benodigde informatie voor, tijdens en na de vergadering. Dit omvat zelfs feedback van het college als advies over agendapunten.
Hybride Werken en mobiliteit
eNotulen ondersteunt perfect het nieuwe hybride werken, een essentieel aspect na de gebeurtenissen van de afgelopen jaren. Mandatarissen kunnen de mobiele versie gebruiken om alle dossiers digitaal te raadplegen, waar en wanneer ze maar willen, en maken intensief gebruik van annotaties. Dankzij iVoting kan efficiënter worden vergaderd. Sommige vergaderingen duren nog steeds lang, maar dat ligt aan de complexiteit van sommige agendapunten, niet aan eNotulen. Door efficiënt gebruik te maken van iVoting verloopt de besluitvorming sneller en beter. Alleen agendapunten waar discussie over is, worden tijdens de zitting nog besproken.
Naadloze Integratie van ePost naar eNotulen
Een extra voordeel is de naadloze integratie van ePost naar eNotulen. Dankzij deze vlotte doorstroming, kunnen inkomende e-mails en poststukken vanuit ePost ook snel geagendeerd worden in eNotulen. Op die manier zet Wingene in op maximaal digitaal samenwerken, over de verschillende afdelingen heen.
Een tevreden team
De tevredenheid binnen Wingene is opmerkelijk hoog. Zowel de administratie als de mandatarissen én de algemeen directeur zijn blij met eNotulen. De software heeft niet alleen gezorgd voor een aanzienlijke efficiëntiewinst, maar wordt ook geapprecieerd om zijn gebruiksvriendelijkheid en het krachtige digitaal archief. Wingene heeft met eNotulen een succesvolle transformatie achter de rug. En met de ondersteuning van Cipal Schaubroeck is de gemeente klaar voor de uitdagingen van morgen.
Uitkijken naar de toekomst
Nu Wingene zich voorbereidt op de fusie met Ruiselede, blijven ze overtuigd van de voordelen van digitaal samenwerken met eNotulen. Met een groeiend aantal inwoners en personeelsleden kunnen ze verder bouwen op hun digitale basis, met de geruststelling dat de applicatie up-to-date blijft. Dit sluit volledig aansluit bij hun visie van digitale overheden van de toekomst. De continuïteit is gegarandeerd, en Wingene kijkt alvast uit naar nieuwe innovaties met het vernieuwingstraject.
