In 2015 keurde de gemeenteraad van Herentals een voorstel goed om het stadsbestuur en het OCMW-bestuur met elkaar te integreren. Ter voorbereiding van die samensmelting werd ook de IT-infrastructuur van beide lokale besturen grondig doorgelicht. Het OCMW-bestuur had eerder al de overstap gemaakt naar het ciPort overheidsdatacenter van Cipal Schaubroeck. Bij de stad Herentals waren ze net aan een IT-upgrade toe. Het ideale moment om hun IT-infrastructuur volledig onder te brengen in de cloud. We laten burgemeester Jan Bertels en ICT-manager Bart Van Calster aan het woord.
Cloud was geen evidente keuze
“Voor ons was het geen evidente keuze om voor de cloud te gaan”, steekt burgemeester Jan Bertels van wal. “De servers van de stad Herentals hadden stilaan hun beste tijd gehad, dus we moesten wel op zoek naar een alternatief. De cloud beschouwden we als een mogelijkheid, maar op dat moment waren er nog niet zoveel lokale besturen die in de cloud werkten. We vonden het niet evident. Doordat ons OCMW al was overgestapt naar het overheidsdatacenter van Cipal Schaubroeck, zijn we bij hen te rade gegaan. Zo overlegden we of het technisch haalbaar was om op korte termijn helemaal in de cloud te werken. Al vrij snel konden ze ons overtuigen om de stap te zetten.”
Voordelen van een gemeenschappelijk platform
“Het grote voordeel van het ciPort overheidsdatacenter is dat al onze medewerkers nu op hetzelfde platform werken. Zo kunnen het OCMW en de stad gezamenlijke taken veel vlotter uitvoeren en is het eenvoudiger om informatie uit te wisselen. Bovendien zijn we er nu ook zeker van dat onze gegevens op een veilige manier worden opgeslagen”, aldus burgemeester Bertels.
“Een deel van onze IT-taken is weggevallen, dat is een ander groot voordeel”, vult Bart Van Calster aan. “We moeten ons niets aantrekken van onderhoud, updates of veiligheid. Dat is aan Cipal Schaubroeck. Daardoor hebben onze IT-medewerkers meer tijd om zich toe te leggen op het echte IT-werk wat de dienstverlening van de stad alleen maar ten goede komt.”
Burger ondervond geen hinder
“Eind juni 2017 zaten we voor het eerst samen met Cipal Schaubroeck. We besloten om een gemengd team samen te stellen met medewerkers van onszelf en van Cipal Schaubroeck. Op die manier konden we ideeën uitwisselen en problemen aankaarten, mochten die zich voordoen. Na de kick-offmeeting zijn we begonnen met de technische voorbereidingen. Op 18 oktober waren we er helemaal klaar voor en hebben we dan uiteindelijk de stap gezet”, legt Bart Van Calster uit.
“Die overstap is eigenlijk zeer vlot verlopen”, springt burgemeester Bertels bij. “We waren ook zeer goed voorbereid. Zo hebben we onze medewerkers goed geïnformeerd aan de hand van instructiefilmpjes via ons intranet. De burger heeft er uiteindelijk geen enkele hinder van ondervonden. Ook de timing en het vooropgestelde budget werden gerespecteerd. We zouden andere lokale besturen dan ook zeker aanraden om de overstap te maken”, besluit burgemeester Bertels.
Ook de gemeente Bonheiden kiest voor de cloud
Naast de stad Herentals stapte eerder ook de gemeente en OCMW Bonheiden als eerste al over naar het overheidsdatacenter van Cipal Schaubroeck. De reden daarvoor? Toen burgemeester Guido Vaganée in 2013 een hacker de opdracht gaf om de IT-infrastructuur te testen, had die een halfuur later al toegang tot de financiële gegevens van de gemeente. De burgemeester ging op zoek naar een partner die kon helpen bij het opzetten van een veilige IT-omgeving. Hij kwam in contact met Cipal Schaubroeck en al snel besloten ze om de IT-infrastructuur onder te brengen in het ciPort overheidsdatacenter. Hoe ze die overstap ervaren hebben, dat leest u hier.
Voor meer informatie over onze cloudoplossingen en het ciPort overheidsdatacenter, contacteer Bart Van Hove via bart.vanhove@cipalschaubroeck.be
