Stad Aarschot vergadert voortaan digitaal
Vergaderingen plannen, agendapunten verzamelen en notuleren tijdens een vergadering kost veel tijd. Tenminste, als dat niet digitaal gebeurt. Om tijdverlies te vermijden, gebruikt de stad Aarschot de webapplicatie eNotulen. Zo winnen ze heel wat tijd en vergaderen ze efficiënter dan ooit tevoren.
Kopieerapparaat draait overuren
“Vroeger verbruikten we veel te veel papier”, steekt Christi Van Calster, algemeen directeur in Aarschot, van wal. “De agendapunten voor vergaderingen werden gemaild naar het secretariaat. Daar werden ze afgedrukt om die vervolgens te bezorgen aan elke deelnemer van de vergadering. We verspilden er niet alleen veel tijd mee, het was ook totaal niet efficiënt. Er werd voortdurend heen en weer gemaild en er werd veel afgeprint. Na verloop van tijd beschikte je over zodanig veel papieren dat je bepaalde zaken niet meer vlot kon terugvinden. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een partner die dit kon digitaliseren en centraliseren.”
Centraal verwerken van agendapunten en vergaderstukken
“We kwamen bij Cipal Schaubroeck terecht via het autonoom provinciebedrijf VERA, dat als opdrachtencentrale op zoek ging naar een geschikte softwaretoepassing om digitaal vergaderen te faciliteren. Wij sloten ons aan bij hun gunning en namen zo eNotulen (nu Echo) in gebruik. Nu kan iedereen via een computer of tablet agendapunten aanmaken, raadplegen en delen met alle betrokkenen. De software zorgt er bovendien voor dat alle agendapunten op een centrale plaats worden bewaard in een digitaal archief, waarin je met trefwoorden documenten kan opzoeken. Alle relevante vergaderstukken worden er eveneens opgeslagen. Dat maakt het makkelijk om later snel even iets op te zoeken”, aldus Christi Van Calster.
Medewerkers meteen enthousiast
“In 2015 gingen we van start met het project en na enkele maanden gingen we al live. Aanvankelijk hadden we wat schrik om deze toepassing te gebruiken. Onze diensten werken namelijk decentraal, waardoor elke afdeling zo zijn eigen manier van werken heeft en dan is het toch altijd wat aanpassen. Dat is echter zeer vlot verlopen. We begonnen met eNotulen in het schepencollege en dat werd zo enthousiast onthaald dat verschillende andere vergaderorganen er meteen ook belangstelling voor hadden. Intussen werken een honderdtal medewerkers met deze software”, besluit een tevreden Christi Van Calster.
