Op 21 maart 2018 vindt het Smart Belgium Event plaats, een initiatief van Belfius om samen te bouwen aan een meer duurzame en “slimme” samenleving.  Uit 233 inzendingen heeft een vakjury 50 genomineerden gekozen. In de categorie Smart City Award 2017 voor gemeenten of steden met meer dan 30.000 inwoners is Mechelen genomineerd met het project “Centrumsteden geven slimme boost aan armoedebestrijding”.

Een sterk verhaal van samenwerking

Het Sociaal Huis Mechelen ontwikkelde, in nauwe samenwerking met OCMW Hasselt, OCMW Turnhout, OCMW Genk en OCMW Brasschaat en de IT-leveranciers (Cipal Schaubroeck, Ometa, Arco), een geïntegreerd digitaal dossier om armoedebestrijding efficiënter aan te pakken. Dit gebeurde via co-creatie. Groep Mechelen nam een voortrekkersrol op tijdens dit project door de proeftuinfase op te nemen binnen de werking van Mechelen. Het digitale dossier bundelt de vooruitgang van alle trajecten en kan door alle betrokken hulpverleners geraadpleegd worden. Eind oktober 2017 startte het pilootproject. Inmiddels kan elk lokaal bestuur instappen.

Het digitaal sociaal dossier is daardoor een sterk verhaal van samenwerking: enerzijds tussen de 5 lokale besturen die voor grote uitdagingen stonden indien ze dit alleen moesten uitwerken, anderzijds tussen de betrokken diensten en de IT-leveranciers. Dit resulteerde in een breed draagvlak op de werkvloer en een vlotte acceptatie van de nieuwe technologie. En door de doorgedreven samenwerking is de oplossing ook voor kleinere lokale besturen betaalbaar.

Resultaatgerichte innovatie

De innovatie spitst zich toe op de effectieve vereenvoudiging en efficiëntieverhoging van het proces binnen de betrokken diensten, daar waar in het verleden innovaties vaak gestart werden vanuit een ICT-perspectief en nieuwe technologische innovaties primeerden over gebruiksvriendelijkheid. Voor dit project werd in eerste instantie goed geanalyseerd wat de sociale diensten van grote en kleine besturen nodig hebben. Vervolgens werd nagegaan hoe dit op een zo pragmatisch en goedkoop mogelijke manier gerealiseerd kon worden. Dit resulteerde in een technisch eenvoudige oplossing die een antwoord biedt op complexe vraagstukken vanuit de OCMW-diensten.

In overleg met de Programmatorische federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie (POD MI) is overeengekomen dat deze oplossing gebruikt zal worden in kader van de inspectieprocessen, wat zowel lokaal als federaal een enorme vereenvoudiging is.

Directe resultaten van het project

  1. Sociale dossiers kunnen eenvoudig en snel geraadpleegd en gezocht worden, zonder in te boeten aan veiligheid.  Alle informatie van een gezin is immers terug te vinden in één digitaal dossier. Dit zorgt ervoor dat de zorg en ondersteuning van dit gezin geïntegreerd kan gebeuren door de verschillende actoren;
  2. In samenwerking met de verschillende softwareleveranciers en lokale besturen werd een businessmodel uitgewerkt waarbij de kostprijs van de oplossing haalbaar is voor zowel kleine besturen als centrumsteden, en toch de nodige flexibiliteit geeft aan beide om op een digitale manier vlot te kunnen samenwerken vanuit verschillende invalshoeken op hetzelfde gezinsdossier;
  3. Speciale aandacht ging uit naar de beveiliging, zodat enkel de personen met geautoriseerde toegang de nodige informatie kunnen raadplegen;
  4. Een gevoelig kleinere papierberg door een doorgedreven digitalisatie van de dossiers;
  5. Een technisch hulpmiddel dat eenvoudig uitbreidbaar is naar andere diensten en processen.

Meer info

Meer informatie over onze oplossingen bij Isabelle.dehond@cipalschaubroeck.be.