Als Algemeen Directeur van de Gemeente Retie is Roel Slegers getuige geweest van de digitale transformatie van hun werkprocessen. Met een relatief kleine gemeente van 11.500 inwoners, heeft Retie altijd een pragmatische benadering gehad om burgers te bereiken en te bedienen. In 2019 begonnen ze met het gebruik van eNotulen als softwareoplossing om hun vergaderingen te digitaliseren en de papierstroom te verminderen. De overstap naar eNotulen bood Retie nieuwe kansen, maar het bracht ook uitdagingen met zich mee, vooral toen er verloop optrad en de interne kennis van het softwarepakket verloren ging. In dit artikel vertelt Roel Slegers hoe de Gemeente Retie investeerde in training door samen te werken met het team van Bestuurszaken van Cipal Schaubroeck. Op die manier werd de kennis van eNotulen teruggewonnen en de samenwerking in Retie verbeterd.
Gemeente Retie kiest voor eNotulen
Gemeente Retie was op zoek naar een nieuwe software-oplossing vanwege de uitfasering van Parnassus. Ze kozen voor Cipal Schaubroeck omdat het bedrijf de beste garanties bood dat de historische gegevens konden worden overgedragen.
Met een sterke focus op het versterken van hun processen werd de digitalisering stap voor stap omarmd. Sinds 2019 werkt de gemeente met eNotulen en intussen is het vergaderproces bijna volledig gedigitaliseerd en werden quasi alle papieren en digitale stromen vervangen door eNotulen. Deze overgang bood Retie nieuwe mogelijkheden om efficiënter te werken en de dienstverlening aan de burgers nog te verbeteren. Roel Slegers en het bestuur van Retie zijn tevreden met het resultaat.
Kennisverlies door personeelsverloop en interne verschuivingen
Door verloop op het secretariaat en interne verschuivingen was er veel kennis verloren gegaan. Niemand had eNotulen nog volledig onder de knie en de kennis die er nog was, was volledig versnipperd. “Toen er nieuwe medewerkers aan boord kwamen, besloten we dit probleem aan te pakken. Om de kennis van eNotulen terug te winnen, schakelden we het team van Bestuurszaken van Cipal Schaubroeck in. Ze ontwikkelden een training op maat die bestond uit theoretische en praktische oefeningen in een testomgeving. Op die manier konden de deelnemers vertrouwd raken met de functionaliteiten en mogelijkheden van de software.” vertelt Roel Slegers.
De eerste reeks trainingen werd al succesvol afgerond. Op de eerste dag lag de focus op het backoffice-verhaal voor secretariaatsmedewerkers, terwijl dag 2 gericht was op de gebruikersinterface en de mogelijkheden voor andere gebruikers. De training gaf ook inzicht in hoe raadsleden de omgeving van eNotulen ervaren. Met de eerste groep van 9 deelnemers achter de rug, staan er al nieuwe trainingssessies gepland. Voor de tweede reeks, zullen nog eens 25 medewerkers deelnemen. Deze voortdurende investering in training toont aan dat Retie zich bewust is van het belang van voortdurende ontwikkeling en kennisopbouw.
Investeren in kennis en efficiëntie
Hoewel deze training een investering is voor het gemeentebestuur, zijn de voordelen voor Retie duidelijk zichtbaar:
- Correcte en professionele notulen: dit zijn rechtsdocumenten, dus het is essentieel dat ze correct en goed gepresenteerd zijn. De training zorgt ervoor dat de medewerkers in Retie de software goed beheersen en de notulen nauwkeurig en professioneel kunnen opstellen.
- Tijdswinst en efficiëntie: Door de training kan het team sneller werken en de software effectiever gebruiken. Ze hebben geleerd welke zoekmethoden het beste werken en kunnen informatie sneller vinden.
- Verbeterde samenwerking: De training heeft niet alleen de individuele vaardigheden vergroot, maar heeft ook de samenwerking versterkt. Door elkaars omgevingen beter te begrijpen, kunnen ze efficiënter samenwerken en de dienstverlening aan de burgers verbeteren.
Tevredenheid troef
Als gevraagd wordt naar hun tevredenheid, benadrukt de klant dat de samenwerking met Cipal Schaubroeck en het team van Bestuurszaken goed verloopt. “Het team van de helpdesk reageert snel en correct. Ze bieden duidelijke ondersteuning. De software is intuïtief voor de gebruikers en zeer flexibel in het beheer.” concludeert Roel Slegers.
