Efficiënter en doelgerichter werken. Bij de stad en het OCMW van Menen staat het bovenaan de agenda. De digitalisering van de interne werking en de dienstverlening speelt daarin een belangrijke rol. Met die gedachte in het achterhoofd kiest Menen daarom nu voor de webapplicatie eNotulen, een digitaal notulerings- en besluitvormingssysteem. Vergaderingen plannen, agendapunten verzamelen en notuleren tijdens een vergadering verloopt voortaan helemaal digitaal.
Gedaan met over en weer mailen
“In het najaar van 2017 besloten we dat het welletjes was geweest met het over en weer mailen van agendapunten ter voorbereiding van onze vergaderingen”, vertelt Tom Craeynest, medewerker van de dienst Projecten en Organisatiebeheersing bij Stad en OCMW Menen. “Er moest een efficiëntere manier bestaan die minder arbeidsintensief was en die alle agendapunten meteen kon bundelen. Dat was niet de enige vereiste. Agendapunten van thuis uit doornemen, commentaar geven, goedkeuren, bespreken, notuleren én beslissingen opvolgen, stonden eveneens op onze verlanglijst”.
Gebruiksvriendelijkheid geeft doorslag
“We hebben verschillende bedrijven een voorstel laten uitwerken. Toen de mensen van Cipal Schaubroeck ons een demo gaven, waren we snel overtuigd. Vooral het gebruiksvriendelijke karakter van de software heeft ons over de streep getrokken. In eerste instantie zullen we de software testen in ons schepencollege en het vast bureau van het OCMW. Als dat goed verloopt, zullen we het ook implementeren in onze andere vergaderorganen. Naast de webapplicatie eNotulen starten we ook met CSsign. Door de slimme integratie -documenten worden automatisch uitgewisseld- tussen beide platformen kunnen we voortaan ook al onze documenten digitaal ondertekenen.”
Implementatie verloopt erg vlot
“In juni 2018 viel de beslissing om met Cipal Schaubroeck in zee te gaan. Begin september was er een startvergadering om de verschillende stappen van het project te overlopen. Intussen zijn we de software al volop aan het uittesten. Daarvoor zetten we fictieve vergaderingen op om vervolgens onze feedback te delen met de mensen van Cipal Schaubroeck. Op basis van die feedback zijn we nog wat aan het finetunen. De samenwerking met Cipal Schaubroeck verloopt trouwens erg vlot. Begin 2019 willen we echt van start gaan. We hebben er alle vertrouwen in dat we die deadline halen en dat we vanaf dan digitaal vergaderen”, besluit een tevreden Tom Craeynest
Meer informatie over de toepassing eNotulen: jonas.tamsyn@cipalschaubroeck.be
