Stad Lokeren en Gemeente Moerbeke gaan sinds 1 januari 2025 samen verder als één stad. Guy Seghers, fusieverantwoordelijke, en Philippe Buyle, afdelingshoofd ICT, vertellen over de uitdagingen die ze in de voorbereidende fase het hoofd moesten bieden. Samen zien ze daarbij één rode draad: “Een goed onderbouwde voorbereiding en een professioneel overkoepelend projectmanagement van onze implementatiepartner Cipal Schaubroeck vormden een cruciale factor bij het welslagen van de start met het fusiebestuur.”
“De fusie voorbereiden was één van de meest uitdagende projecten die we de voorbije jaren moesten uitvoeren”, getuigt Philippe. “Guy Seghers en ik namen dan ook de tijd om het fusieverhaal goed voor te bereiden met onze implementatiepartners, onder wie Cipal Schaubroeck.”
De uitdagingen voor die domeinen waarmee de fusiestad met Cipal Schaubroeck zou werken waren legio”, licht Guy toe. “We moesten onze notuleringstoepassingen zo inrichten dat ze de vergaderorganen van het fusiebestuur zouden ondersteunen. Ook moesten we ervoor zorgen dat oude notulen van beide besturen nog steeds toegankelijk waren. Daarnaast moest de vernieuwde Stad Lokeren vergunningen kunnen afleveren, ook voor het grondgebied van Moerbeke. Het beheer van begraafplaatsen moest worden samengevoegd. En natuurlijk moesten alle medewerkers op dezelfde payroll komen, mét een HR-aanpak die past bij het fusiebestuur.”
“Samen met Cipal Schaubroeck namen we de nodige tijd om de aanpak in detail te bespreken”, legt Philippe uit. “In het begin zaten we niet altijd op dezelfde golflengte, maar er was altijd ruimte voor overleg. En dankzij die zeer goede voorbereiding zijn we erin geslaagd om het fusieverhaal succesvol in te zetten.”
Guy benadrukt de professionele ondersteuning van Cipal Schaubroeck. “Er was één overkoepelende projectmanager die alles in goede banen leidde, en domeinexperts zorgden voor de domeinspecifieke begeleiding. Deze complementaire aanpak werkte bijzonder goed. De effectieve voorbereidingen voor de fusie gebeurden voornamelijk in het laatste kwartaal van 2024. Begin 2025 volgde Cipal Schaubroeck nog openstaande vragen en technische punten op tijdens de nazorgperiode.”
Philippe sluit af met een positieve noot: “We zijn blij dat Cipal Schaubroeck ons zo professioneel heeft begeleid bij de voorbereiding van de fusie. De projectmanager was bijzonder goed bereikbaar. Hoewel Cipal Schaubroeck 13 fusiebesturen aan het begeleiden was, hadden we toch het gevoel dat ons project met prioriteit behandeld werd. We kijken er dan ook naar uit om de samenwerking tussen Cipal Schaubroeck en de nieuwe stad met succes verder te zetten.”
