De Intergemeentelijke Waterleidingsmaatschappij van Veurne-Ambacht (IWVA) richt zich op de duurzame winning, distributie en sanering van drinkwater in de regio van Veurne en de westkust. Duurzaamheid dragen ze hoog in het vaandel en daarom besloten ze om niet langer papier te verspillen aan de loonbrieven van hun 45 werknemers. Sedert 2015 verloopt alles digitaal en dat hebben ze zich nog niet beklaagd.
Overbodige workload valt weg
“Voor we met digitale loonstroken aan de slag gingen, kregen wij de loonbrieven van onze 45 werknemers op papier toegestuurd”, aldus Jan Bortier, Adjunct van de Directeur bij IWVA. “Er was nog veel manueel werk voor de medewerker van de personeelsdienst om de loonstrook af te leveren bij de medewerker. Daar kroop maandelijks toch wel wat werk en tijd in.”
“Nu we met de digitale loonstroken van Cipal Schaubroeck werken, valt die administratieve taak weg. Onze medewerkers krijgen maandelijks automatisch een mailtje met een link in en als ze daarop klikken krijgen ze – na ingave van hun persoonlijke toegangscode – hun digitale loonbrief meteen te zien. Handig voor hen en minder werk voor ons.”
Digitaal archief
“Wat ook erg handig is aan de toepassing is dat zowel de werknemer als de werkgever over een digitaal archief beschikken. Zo is het voor werknemers erg eenvoudig om loonbrieven uit het verleden op te vragen of fiscale fiches te raadplegen. Ook wij als werkgever kunnen makkelijk informatie opvragen als een personeelslid vragen heeft”, vertelt Jan.
Ecologisch
“Ook het ecologische aspect was voor ons erg belangrijk om de overstap te maken. We vinden het erg belangrijk om duurzaam te ondernemen en dan mocht onze loonadministratie natuurlijk niet achterblijven. Voortaan dus geen papierverspilling meer bij ons.”
Positief onthaald door werknemers
“Wij zijn van de ene maand op de andere overgestapt van papieren loonstroken naar digitale loonstroken. We hebben dit persoonlijk gecommuniceerd naar onze werknemers en die reageerden meteen erg positief. We hebben ons de overstap dan ook nog geen moment beklaagd”, besluit een tevreden Jan Bortier.
Naast IWVA hebben meerdere besturen de afgelopen jaren voor digitale loondocumenten gekozen én tonen besturen met papieren loonstroken interesse voor deze service van Cipal Schaubroeck Payroll & HR. Zeker in deze periode betekenen digitale loondocumenten immers een meerwaarde voor het bestuur en hun werknemers.
Cipal Schaubroeck Payroll & HR is momenteel bezig de volgende versie van de digitale archieven aan het voorbereiden voor een gefaseerde opstart. Meer info hierover volgt in een volgende nieuwsbrief.
Voor meer info, contacteer lima@cipalschaubroeck.be
