De gemeente Heist-op-den-Berg gebruikt sinds april 2017 de applicatie CSvreemdelingenbeheer van Cipal Schaubroeck om vreemdelingenzaken te beheren. De toepassing helpt de medewerkers van de dienst Vreemdelingenzaken om op een efficiënte en snelle manier de vele dossiers te verwerken. Intussen heeft de gemeente dit jaar al ruim 125 dossiers afgehandeld met CSvreemdelingenbeheer en zijn er nog 575 aanvragen lopende.
Opnieuw plaats in de kast
“Voor we CSvreemdelingenbeheer gebruikten, staken we te veel tijd in de administratieve afhandeling van de dossiers”, vertelt Ine Laureys, medewerker van de dienst Vreemdelingenzaken. “We bewaarden die dossiers in mappen en kasten. Daardoor moesten we telkens opnieuw op zoek naar de dossiers om de status ervan te raadplegen of om de juiste documenten op te zoeken. Om dit in de toekomst te vermijden en om opnieuw plaats te hebben in onze kasten, zijn we eind 2016 op zoek gegaan naar een partner die dit alles kon digitaliseren.”
Alle dossiers op één centrale plaats
“We hebben twee partijen gesproken vooraleer te beslissen wie deze opdracht kreeg,” vult Lore Van den Bergh, collega van Ine Laureys, aan. “Cipal Schaubroeck kon ons overtuigen omdat we al met verschillende applicaties van hen werkten en omdat het budgettair de meest aantrekkelijke optie was. In april 2017 zijn we dan met CSvreemdelingenbeheer aan de slag gegaan.”
“Het grootste voordeel van de toepassing betreft de tijd die we besparen. Doordat we alle informatie op één plaats verzamelen, is het zeer eenvoudig om een dossier te raadplegen of aan te vullen. We bewaren er alle officiële documenten van een dossier, we volgen er de wettelijke termijnen op, we registreren er de bewijsstukken, we houden er de deadlines mee in de gaten, enzovoort. Is er iemand met verlof of ziek? Dat is geen probleem. Ook onze collega’s hebben leesrechten en zijn zo in staat om snel de stand van zaken te bekijken.”
Een aanrader voor andere steden en gemeentes
“We zijn zeer tevreden van CSvreemdelingenbeheer. Het zorgt ervoor dat we sneller en efficiënter onze dossiers kunnen afhandelen”, aldus Ine Laureys. “We kunnen ook altijd bij Cipal Schaubroeck terecht als we vragen hebben of extra ondersteuning verlangen. Intussen zijn er al medewerkers van andere steden of gemeentes bij ons langsgekomen om te zien hoe de toepassing werkt. We tonen het hen met plezier.”
