De gemeente Stabroek gebruikt Capture-as-a-Service (CAAS) van Cipal Schaubroeck en Arco sinds 2013 om haar 5.000 inkomende facturen per jaar digitaal te verwerken. Die verwerking gebeurt nu 70 procent sneller dan voorheen. Door de toegenomen efficiëntie binnen onze dienst, waaronder het digitaliseren van inkomende facturen, was het niet nodig om een halftijds medewerkster van de financiële dienst te vervangen toen die met pensioen ging.
Wim Van Huffelen, de financieel directeur van de gemeente Stabroek en nu ook van het OCMW, is iemand die graag mee met zijn tijd is, en nog liever een voorloper is. Toen Cipal Schaubroeck en Arco in 2012 CAAS introduceerden in Hasselt en Mechelen, wachtte hij niet lang om op de kar te springen. In de loop van 2013 ging ook de gemeente Stabroek aan de slag met de digitale verwerking van haar inkomende facturen.
Efficiëntiewinst
“Voordien kwamen alle facturen op papier binnen”, zegt financieel medewerkster Christine Van Dyck, een van de drie personeelsleden van Wim Van Huffelen. “Om die te verwerken, was je al snel een paar minuten kwijt. Je moest er een nummer op schrijven, de gegevens overtypen in het boekhoudsysteem en de factuur voor goedkeuring naar de betrokken dienst sturen. Daar bleef die al eens op een stapel liggen. Het duurde snel een week voor je de factuur terugkreeg. Soms geraakte een factuur zoek.”
“Sinds 2013 vragen we om facturen in pdf-formaat te mailen naar ons. Slechts één procent van de facturen ontvangen we nog op papier. Het overgrote deel als pdf via e-mail. Het eenvoudigst zijn EDI en OpenPEPPOL, waarbij geen OCR meer komt kijken, maar dat zijn er nu nog maar een paar.”
Aan de inkomende facturen is een workflow gekoppeld. De persoon van de gemeentedienst die een factuur moet goedkeuren, krijgt daarover een berichtje. Stabroek gebruikt ook het legaal archief. Zo is er minder kastruimte nodig. “Bij een controle kan je op je computerscherm meteen alle gevraagde informatie krijgen”, zegt Christine Van Dyck. “Ook maken we met CAAS nuttige en mooie rapporten. Opzoekwerk in mappen met geklasseerde papieren facturen is verleden tijd.”
Ook scannen uitbesteden
“De papieren facturen die we ontvangen sinds de invoering van CAAS hebben we niet zelf ingescand. Dat laten we door Arco doen”, zegt Wim Van Huffelen. “Elke dag sturen we de pdf-facturen naar hen. Daar distilleert OCR-software van Kofax de benodigde gegevens uit de factuur en wij krijgen ten laatste binnen de drie werkdagen de gegevens en het pdf-beeld in ons BBC-boekhoudsysteem.”
“Ik werk met twee schermen en controleer of de OCR zijn werk goed heeft gedaan”, zegt Christine Van Dyck. “In 99 procent van de gevallen is alles correct. Alleen bij een slecht leesbare factuur kan er een foutje zijn. Wie op een financiële dienst werkt, is geselecteerd op nauwkeurigheid en wordt daar in getraind, maar door de digitale verwerking zijn fouten bijna volledig onmogelijk geworden. Zo kan een factuur bijvoorbeeld nooit dubbel betaald of geboekt worden als die op papier en nog eens via e-mail zou binnenkomen. Het systeem herkent dat het dezelfde factuur is en blokkeert de tweede.”
Toekomstplannen
Stabroek gebruikt Cipal Schaubroeck ook voor onder meer loonadministratie, notulenbeheer en de dienst Burgerzaken. “In 2020 gaan we CAAS eveneens gebruiken voor het OCMW, zegt Wim Van Huffelen. “Dan zullen de gemeente en het OCMW dezelfde boekhouding hebben. Digitale verwerking van facturen is gewoon ook veel goedkoper. Per ontvangen factuur, inclusief eventueel scannen, betaal je slechts iets meer dan een euro. Financieel en operationeel is het slim voor elke gemeente, OCMW, provinciebestuur, politie- of hulpverleningszone, autonoom gemeente- of provinciebedrijf.”
“Daarnaast plannen we de komende weken en maanden stappen te zetten om CScollect van Cipal Schaubroeck in 2019 te beginnen gebruiken, onder meer voor onze lokale belastingen.”
Voor meer informatie of een offerte: ronny.gabriels@cipalschaubroeck.be, 014/57.65.19, 0496/59.19.92
