Gemeentehuis Kluisbergen – ©Agentschap Onroerend Erfgoed (AOE)
Al meer dan dertig jaar rekent Gemeente Kluisbergen op Cipal Schaubroeck als vaste IT-partner. Toen de behoefte groeide aan een veilige en efficiënte digitale omgeving, werd opnieuw voor die vertrouwde samenwerking gekozen. Samen schakelden ze over naar de nieuwe werkplek, gebaseerd op moderne technologie van Microsoft Intune. Het resultaat? Minder beheerlast, tevreden medewerkers en meer tijd om te focussen op de kerntaken van het lokaal bestuur.
Kluisbergen, een gemeente in Oost-Vlaanderen met zo’n dertig administratieve medewerkers, werkte met een Citrix-omgeving in een datacenter van Cipal Schaubroeck. Hoewel die oplossing voldeed, werd ze al snel financieel onhoudbaar door stijgende licentiekosten. “De overstap naar de nieuwe werkplek paste bovendien perfect binnen onze bredere digitaliseringsstrategie”, licht Pascal Devos toe als boekhouder en informaticus bij de gemeente Kluisbergen.
Volledig geautomatiseerd en gebruiksvriendelijk
Dankzij de nieuwe werkplek verloopt het beheer van gebruikers en software vandaag geautomatiseerd. Nieuwe medewerkers kunnen meteen aan de slag: in Active Directory worden de juiste rollen en rechten toegekend en de bijhorende toepassingen worden automatisch geïnstalleerd. Updates worden op de achtergrond uitgerold zonder tussenkomst, zodat alle computers steeds de nieuwste updates krijgen. “Waar ik vroeger elk toestel handmatig moest klaarzetten en opvolgen, gebeurt dat nu volledig geautomatiseerd op de achtergrond”, merkt Pascal op. “Dat bespaart enorm veel tijd en zorgt voor rust in de werking.”
Van voorbereiding tot uitrol: een gestructureerde aanpak
Het traject werd grondig voorbereid. Eerst werd een gedetailleerde inventaris opgesteld van alle applicaties, printers, policies, en andere belangrijke componenten. Alles werd gepackaged in één beheerpakket dat vervolgens geautomatiseerd kon worden uitgerold. Er werden ook specifieke beleidsregels ingesteld, zoals bijvoorbeeld het automatisch vergrendelen van schermen bij inactiviteit. Na een testfase op één toestel volgde de gefaseerde uitrol naar de key-users per afdeling. Hierna volgde de roll-out naar het volledige bestuur.
Het volledige proces verliep vlot en gestructureerd, met directe ondersteuning van engineers en een vast aanspreekpunt. “Alles was goed voorbereid”, bevestigt Pascal. “We konden op elk moment rekenen op ondersteuning van het team van Cipal Schaubroeck.”
Tastbare voordelen voor de hele organisatie
De voordelen van de nieuwe werkplek zijn duidelijk voelbaar. Het IT-beheer is sterk vereenvoudigd: handmatige installaties zijn niet langer nodig en gebruikers kunnen geen ongewenste software meer installeren. Daardoor is de beveiliging sterk verbeterd. Bovendien verhoogt de flexibiliteit: bij functiewijzigingen kan een toestel in enkele klikken opnieuw worden ingericht, volledig afgestemd op de nieuwe rol.
Voor Pascal betekent dat vooral één ding: ontzorging. “Ik hoef me niet meer bezig te houden met servers of technische installaties”, geeft hij aan. “Alles verloopt volgens een vaste structuur, dat geeft rust.”
De langdurige samenwerking met Cipal Schaubroeck was een doorslaggevende factor in het succes van dit traject. “Ze kennen onze omgeving door en door,” benadrukt Pascal. “De communicatie is direct, de opvolging snel en de ondersteuning professioneel. Dat geeft vertrouwen. We weten dat we op hen kunnen rekenen.”
Toekomstgericht werken met een partner die ons bestuur begrijpt
Vandaag werkt de 30-koppige administratie van Gemeente Kluisbergen met volledig uitgeruste laptops in een veilige, gestandaardiseerde werkomgeving. Nieuwe gebruikers kunnen snel opstarten, het onderhoud is beperkt en het IT-team wordt maximaal ontlast.
“We zijn bijzonder tevreden over de samenwerking”, besluit Pascal. “De ondersteuning van het team, hun kennis van onze werking en de gestructureerde aanpak maken voor ons écht het verschil. Dankzij deze moderne manier van werken zijn we als lokaal bestuur efficiënter, veiliger én beter ondersteund.”
