Nu iedereen zoveel mogelijk moet thuiswerken om de verspreiding van het coronavirus (Covid-19) tegen te gaan, kunnen raadsleden niet langer samenkomen voor een raad. Dat hoeft niet te leiden tot het annuleren van een gemeenteraad, er is namelijk een digitaal alternatief.
Wat heeft u nodig om de gemeenteraad te laten doorgaan?
Wanneer u de gemeenteraad digitaal wilt laten doorgaan, dan heeft u twee zaken nodig: één van onze toepassingen voor besluitvorming en een videoconferentietool zoals Microsoft Teams, Skype, Google Hangouts of Zoom.
Hoe gaat het in zijn werk?
Plan een online vergadering in en spreek een aantal eenvoudige regels af om chaos te vermijden: wie het woord wil vragen, typt ‘woord’ in de chatbox. Iedereen zet de micro uit, behalve als je het woord krijgt. Zo vermijd je achtergrondlawaai. Van zodra er gestemd moet worden over een bepaald agendapunt activeert de voorzitter of de secretaris van de vergadering de stemming. Elk raadslid kan vervolgens digitaal zijn stem kenbaar maken. De secretaris ziet de stemmen binnen komen en de stemming wordt afgesloten.
Vertaling naar onze toepassingen
“Voor onze Notula en Parnassus8 klanten hebben we vorige week aangekondigd dat we de module digitaal stemmen kosteloos activeren zolang de coronacrisis voortduurt”, vertelt Karien Stubbe, Product Owner bij Green Valley Belgium, een dochteronderneming van Cipal Schaubroeck. “Sindsdien hebben we 22 nieuwe aanvragen ontvangen van lokale besturen. De activatie neemt wel wat tijd in beslag, daarom vragen we om dit enkel aan te vragen indien er vervolgens effectief wordt overgegaan tot een digitale zitting waarbij officieel gestemd moet worden.” Wie zelf interesse heeft om hiermee aan de slag te gaan of hier verdere vragen rond heeft, kan contact opnemen met karien.stubbe@greenvalleybelgium.be.
“In de toepassing eNotulen zien we dat besturen een oplossing vinden in het toepassen van iVoting op de raad, eventueel in combinatie met het digitaal stemmen via de mobiele applicatie ter zitting,” vertelt Jonas Tamsyn, Team Leader Bestuur & Communicatie. “Onze medewerkers staan klaar om u via onze servicedesk persoonlijk te adviseren rond hoe u optimaal kunt werken in de huidige situatie.
Wilt u meer weten rond de mogelijkheden van eNotulen? Neem dan contact op met jonas.tamsyn@cipalschaubroeck.be of met uw relatiebeheerder.
