Sociaal Huis Wevelgem (©Gemeente Wevelgem)
Fien Debuyck, maatschappelijk werker & Isabelle Mouton, administratieve kracht
Het Sociaal Huis Wevelgem ondersteunt inwoners met leefloon, budgetbegeleiding en andere sociale dienstverlening. Goed dossierbeheer is daarbij geen luxe, maar een dagelijkse noodzaak. Met het Digitaal Sociaal Dossier (DSD) van Cipal Schaubroeck zet het Sociaal Huis een concrete stap vooruit: van verspreid papierwerk naar een gecentraliseerde, overzichtelijke digitale omgeving. Isabelle Mouton, administratieve kracht, en Fien Debuyck, maatschappelijk werker, vertellen hoe dat verschil er elke dag opnieuw uitziet.
Van papieren mappen naar één digitaal dossier
Het Sociaal Huis werkte al met een eerdere versie van DSD, maar stapte recent over naar de vernieuwde module. Die migratie verliep vlot. DSD biedt een centrale omgeving waarin alle cliëntinformatie samenkomt: documenten, evaluaties, correspondentie en opvolgacties. Geen losse bijlagen meer in Outlook, geen mappen op de lokale schijf. Dankzij een uniforme structuur met rubrieken, documenttypes en metadatavelden wordt alles op een uniforme manier bijgehouden.
Het verschil met vroeger is voor Isabelle Mouton meteen duidelijk: “Het grote verschil zit in de gebruiksvriendelijkheid. Documenten bewaren gaat veel sneller en overzichtelijker. En de previewfunctie van het document maakt het werken met het Digitaal Sociaal Dossier echt aangenamer.”
Voordelen die elke dag het verschil maken
De nieuwe DSD-module werkt intuïtief en gebruiksvriendelijk. Documenten kunnen eenvoudig naar het juiste dossier gesleept worden en aangevuld worden met de nodige gegevens. In een mum van tijd staat alles correct opgeslagen. Gescande documenten komen rechtstreeks terecht op de juiste plek en ook digitaal getekende documenten worden moeiteloos opgeladen in DSD. Dankzij de overzichtelijke rubrieken wordt alles snel terug gevonden. Bij afwezigheid van een collega of tijdens permanentie maakt dat een wereld van verschil. Zo behoort wildgroei aan mappen tot het verleden: alles zit gecentraliseerd in één beveiligde omgeving.
Fien Debuyck ervaart die tijdswinst dagelijks aan den lijve: “Dat uploaden zo makkelijk gaat, spaart echt tijd uit. Een document toevoegen, de nodige gegevens aanvullen en alles staat meteen op de juiste plek in het dossier. Zo werken is gewoon heel fijn.”
Voor de maatschappelijk werker én de administratie
Maatschappelijk werkers krijgen met DSD meteen overzicht over lopende dossiers: welke documenten zijn aanwezig, welke stappen moeten nog gezet worden? Dat geeft rust bij inspecties en rapporteringen. Alles is snel voor te bereiden, niets gaat verloren. De administratie vaart er al even goed bij. Consistent opgeslagen documenten en een uniforme structuur betekenen minder zoekwerk en minder dubbel werk.
Een partner, geen leverancier
Cipal Schaubroeck legt de lat inzake informatieveiligheid wederom wat hoger. De oplossing die initieel gebouwd werd voor de publieke cloud, werd vlekkeloos gemigreerd naar het eigen lokale datacenter om tegemoet te komen aan alle Belgische en Europese GDPR-richtlijnen. Op deze manier wordt op lange termijn zekerheid, veiligheid en duurzaamheid verschaft voor de DSD-oplossing in deze turbulente tijden.
De samenwerking met Cipal Schaubroeck verloopt goed. Vragen worden snel opgepakt via first- en second-line support, en ook nieuwe helpdeskmedewerkers weten hun weg. De handleidingen zijn helder en de regelmatige online infosessies over nieuwe functionaliteiten worden actief gevolgd door het team.
Maar wat het Sociaal Huis misschien nog het meest waardeert, is de betrokkenheid in de vorm van een gebruikersdag. Tijdens die sessie krijgt het team de kans om input te geven en mee de roadmap van de software te helpen bepalen. Geen toeschouwer, maar een partner die actief meedenkt en mee bouwt.
Cipal Schaubroeck ondersteunt als dienstverlener lokale besturen met digitale oplossingen. Met het Digitaal Sociaal Dossier biedt het een centrale, veilige en gebruiksvriendelijke omgeving voor dossierbeheer binnen het OCMW.
Voor Sociaal Huis Wevelgem betekent dat vandaag vooral meer overzicht, minder zoekwerk en meer tijd voor cliënten. Een digitale stap vooruit die elke dag voelbaar is, voor medewerkers én cliënten.
Schrijf je in voor de sessie op What’sUp?@2026 en leer meer over productinnovaties zoals Digitaal Sociaal Dossier https://whatsup.vlaanderen
