Wanneer cruciale kennis verdwijnt door pensionering of verloop, kan tijdelijke versterking van buitenaf de nodige versnelling brengen. Zo deed OCMW Peer een beroep op een externe expert van de afdeling Sociale Zaken van Cipal Schaubroeck, om verloren expertise opnieuw beschikbaar te maken binnen het team. Met een praktijkgerichte aanpak en diepgaande ervaring werd het team niet alleen ondersteund, maar écht vooruit geholpen. Vandaag is iedereen weer helemaal vertrouwd met de meest actuele mogelijkheden van de software.
OCMW Peer gebruikt het softwarepakket Neptunus/ Sierra 2 al meer dan tien jaar voor de opvolging van sociale dossiers. De tool is stevig verankerd in de werking van de organisatie, maar door pensioneringen en verloop ging in de loop der jaren veel kennis verloren. Nieuwe medewerkers kregen te weinig overdracht, en dat zorgde voor vertraging en fouten in de verwerking van dossiers en subsidieaanvragen.
Wanneer ervaring van buiten het verschil maakt
Om dat op te vangen, klopte OCMW Peer aan bij een consultant van Cipal Schaubroeck. De keuze was logisch: de externe expert kent het Neptunus-pakket door en door, maar heeft ook ervaring binnen de sociale sector. En het is net die combinatie die doorslaggevend bleek. Jonas Elsen, teamverantwoordelijke van de dienst Welzijn bij OCMW Peer, vertelt: “Ze begrijpt hoe wij denken en werken. In combinatie met haar kennis van de software wist ze perfect de brug te slaan naar wat er voor ons in de praktijk nodig was. Ze wist precies waar wij de meeste vooruitgang konden boeken.”
Geen standaardtraining, maar antwoorden op onze vragen
Er werden vijf sessies georganiseerd: drie voor de sociale dienst en twee voor administratieve medewerkers die subsidies opvolgen. Alles kwam aan bod – van de basis tot meer complexe functionaliteiten zoals subsidieaanvragen of aanvullende leeflonen. De uitleg was helder en praktisch. Dat leidde tot tijdswinst, snellere verwerking van dossiers en correctere registratie van gegevens.
Efficiënter werken én meer resultaat
Tamara Schepers van het team Welzijn bevestigt: “We hebben meer grip op onze dossiers, werken efficiënter en verliezen minder tijd aan onduidelijke of foutieve stappen.” Ook de subsidieaanvragen gebeuren vandaag nauwkeuriger, zijn beter op te volgen en zorgen daardoor voor meer terugbetalingen.
En om ervoor te zorgen dat kennis in de toekomst niet opnieuw verloren gaat, werd een draaiboek opgesteld, afgestemd op de werking van OCMW Peer. Zo blijft kennis beter bewaard en kunnen nieuwe collega’s sneller ingewerkt worden. Die documentatie is voor het team nu een belangrijk naslagwerk. Daarnaast zijn er jaarlijkse opfrissessies gepland om iedereen up-to-date te houden.
Waarom OCMW Peer dit traject aanbeveelt
Jonas vat het krachtig samen: “Deze consultancy heeft ons echt vooruitgeholpen. We konden altijd met onze vragen terecht, kregen snel antwoord en merkten dat er echt werd meegedacht met onze situatie,” zegt Jonas. “De ondersteuning was laagdrempelig, deskundig en vooral: het werkt voor ons!” En op de vraag of hij deze vorm van consultancy zou aanraden aan andere besturen? Absoluut, voegt Jonas eraan toe. “We plannen nu standaard jaarlijks een infodag in. Het loont om up-to-date te blijven, en de meerwaarde is er – keer op keer.”
