Voor Stad Waregem is debiteurenopvolging al langer een belangrijk aandachtspunt. Oorspronkelijk gebeurde die opvolging rechtstreeks vanuit de boekhouding. Om de één à twee maanden werd bekeken welke vorderingen nog openstonden en werden de herinneringen verstuurd.
Om die opvolging beter te organiseren, koos het bestuur vervolgens voor een aparte debiteurensoftware. De manier van opvolgen werkte daar op zich goed, maar de koppeling met de boekhouding niet. Vooral de terugkoppeling naar de boekhouding bleek een probleem, waardoor medewerkers ook daar moesten blijven controleren.
Na overname van de betreffende leverancier van deze software, sloot de oplossing volgens Lieve en Charlotte bovendien steeds minder goed aan bij de werking van openbare besturen. Intussen was de toepassing CSdebiteuren beschikbaar bij Cipal Schaubroeck en besloot het bestuur opnieuw over te stappen.
De tweewegskoppeling met de boekhouding en de keuze voor een oplossing die beter aansluit bij de context van lokale besturen, speelden daarbij een belangrijke rol.
De koppeling met de boekhouding maakt het verschil
Voor Lieve en Charlotte zit een belangrijke meerwaarde van CSdebiteuren in die integratie. De terugkoppeling werkt vandaag veel beter, waardoor ze niet langer zowel in CSdebiteuren als in de boekhouding hoeven te controleren.
| “Vroeger moesten we nog terug naar de boekhouding gaan kijken omdat de terugkoppeling niet werkte. Dat hoeven we nu niet meer te doen. Dat is wel een tijdswinst.” |
Ook het feit dat beide toepassingen bij dezelfde leverancier zitten, speelde mee in de keuze. Hun ervaring met de vorige oplossing had geleerd dat een koppeling tussen toepassingen van verschillende leveranciers extra afhankelijkheden met zich meebrengt. Met CSdebiteuren en de BBC-boekhouding bij dezelfde leverancier wilden ze dat vermijden.
Een vlotte overstap
Ook op de implementatie zelf kijken Lieve en Charlotte positief terug.
| “De overschakeling, waarbij de betreffende vorderingen en hun status worden gemigreerd naar CSdebiteuren, is vrij vlot gegaan. Er zaten niet veel fouten in en er ontbraken weinig zaken, waardoor er weinig manuele aanpassingen dienden te gebeuren.” |
De manier van werken was in het begin natuurlijk nog nieuw. Sinds de opstart zagen ze de toepassing ook verder evolueren. Zo werd het onder andere mogelijk om pdf-documenten niet alleen aan een specifieke vordering, maar ook rechtstreeks op klantniveau te koppelen. Die mogelijkheid halen ze zelf als een handige verbetering aan.
Ook de functionaliteiten rond afbetalingsplannen zagen ze sinds de opstart verbeteren.
Korter opvolgen dankzij een vaste flow
Vandaag gebruikt Stad Waregem CSdebiteuren voor zowel fiscale als niet-fiscale vorderingen. Voor beide werken ze met een eerste herinnering, een tweede herinnering en een laatste waarschuwing, waarna een dossier indien nodig naar de deurwaarder gaat.
Voor Lieve en Charlotte zit een belangrijke verbetering in de opvolging zelf.
| “Nu zit er echt een flow in. We kunnen alles korter opvolgen.” |
Doordat vorderingen een specifieke workflow volgen worden herinneringen volgens deze procedure voorbereid door het systeem en dient de medewerker de vordering enkel te valideren. CSdebiteuren stuurt de herinnering vervolgens uit op de daarvoor voorziene datum, na controle van de gegevens uit de BBC-boekhouding.
Ook de betaalmogelijkheden maken de opvolging praktischer. Zo halen Lieve en Charlotte de QR-code op de herinneringen aan als een meerwaarde.
Waar de opvolging vroeger vanuit de boekhouding op bepaalde momenten gebeurde, kunnen ze vorderingen vandaag via die flow verder opvolgen. In combinatie met de terugkoppeling naar de boekhouding betekent dat ook dat ze minder dubbel moeten controleren.
Afbetalingsplannen als concrete meerwaarde
Vooral bij de opvolging van OCMW-cliënten merkt Charlotte een duidelijk verschil. Daar komen regelmatig afbetalingsplannen bij kijken.
| “Voor mij is dat een van de grootste meerwaarden. Ik volg vooral OCMW-klanten op en daar hebben er heel wat een afbetalingsplan.” |
De afbetalingsplannen zijn volgens hen vandaag makkelijker op te maken en aan te passen. Verandert bijvoorbeeld een afgesproken bedrag van 50 naar 70 euro, dan kunnen ze dat rechtstreeks in het afbetalingsplan aanpassen.
Ook de opvolging van die plannen verloopt volgens hen beter dan in hun vorige oplossing, waar onder andere de herinneringen voor afbetalingsplannen niet altijd vlot verliepen.
Breder dan één type vordering
CSdebiteuren wordt binnen Stad Waregem voor verschillende soorten dossiers ingezet. Lieve en Charlotte volgen er naast de eerder vermelde vorderingen, ook OCMW-dossiers en parkeerretributies mee op.
Zo kunnen verschillende soorten vorderingen binnen dezelfde debiteurenopvolging worden behandeld.
Minder dubbel controleren, een betere opvolging
De meerwaarde zit voor Lieve en Charlotte uiteindelijk niet in één afzonderlijke functionaliteit. Het is de combinatie van een oplossing die aansluit bij de werking van lokale besturen: de integratie met de BBC-boekhouding, minder nood om in verschillende systemen te controleren, een vaste flow voor de opvolging en afbetalingsplannen die makkelijker te beheren zijn.
Hun conclusie na de overstap is duidelijk:
| “We zijn blij met de overstap. De opvolging is sowieso verbeterd.” |
Tegelijk signaleerden Lieve en Charlotte vanuit hun dagelijkse werking nog enkele verbeterpunten. Die feedback nemen we mee om CSdebiteuren verder te ontwikkelen voor de financiële diensten die er elke dag mee werken.
CSdebiteuren is vernieuwd en wordt dagelijks gebruikt door kleine, middelgrote en grote besturen, zorgbedrijven, politie- en hulpverleningszones.
Overstappen kan op elk moment van het jaar. Van kick-off tot livegang duurt het ongeveer zes weken, inclusief opleiding en zonder downtime.
Van centrumstad tot kleine gemeente: dezelfde toepassing, afgestemd op uw bestuur. Uw prijs en configuratie schalen mee. De licentie is gebaseerd op uw inwonersaantal, met een onbeperkt aantal gebruikers.
Wilt u graag ontdekken hoe de toepassing werkt in de praktijk? Onze Customer Relationship Manager Luc Jacobs loopt het graag met u door. Neem gerust contact op via luc.jacobs@cipalschaubroeck.be.