In verschillende gemeentes is met SmartLoket de digitalisering van het dienstenaanbod in gang gestoken, ook in Sint-Katelijne-Waver. Daar hebben ze nu de volgende stap gezet door het SmartLoket en Mijn Burgerprofiel van de Vlaamse Overheid aan elkaar te koppelen. Jan Van Bogaert, diensthoofd van de dienst Organisatie bij het gemeentebestuur van Sint-Katelijne-Waver, vertelt hoe deze integratie hen nog beter helpt om een gestroomlijnde communicatie en betere dienstverlening aan te bieden.
SmartLoket
Sinds 2017 kunnen inwoners van Sint-Katelijne-Waver via SmartLoket, ontwikkeld door Green Valley Belgium, dochteronderneming van Cipal Schaubroeck, verschillende aanvragen indienen en procedures opstarten. Voor de medewerkers verzamelt SmartLoket alles op één behandelingsportaal, waar andere softwarepakketten op kunnen aansluiten. Jan Van Bogaert: “Dankzij SmartLoket digitaliseerden en automatiseerden we heel wat dossiers en processen, zoals het aanvragen van attesten bevolking en akten burgerlijke stand en het melden van sluikstorten. Dat was voor ons een eerste stap in het vereenvoudigen van stadsadministratie voor zowel ons als de burger.”
Nood aan gestroomlijnde communicatie
Vorig jaar integreerde Sint-Katelijne-Waver Mijn Burgerprofiel met SmartLoket. Mijn Burgerprofiel is een initiatief van Digitaal Vlaanderen en de Vlaamse Overheid dat een toegangspoort wil bieden aan de burger voor alle contacten met de overheid, en over overheidsniveaus heen. Jan Van Bogaert: “We waren al langer op zoek naar een manier om nog efficiënter te communiceren met de inwoners en de administratie te vereenvoudigen. Burgers moeten vaak een aantal keer dezelfde gegevens opnieuw indienen, weten niet bij welke instantie een bepaalde aanvraag loopt of waar ze nog openstaande saldo’s hebben. Met Mijn Burgerprofiel vermijden we dit door alles op één plek onder te brengen.”
Eén inbox
Jan Van Bogaert: “Dankzij de integratie wordt alles wat op SmartLoket staat ook automatisch opgenomen in Mijn Burgerprofiel. Daar komt dan nog eens de koppeling met databanken op federaal en Vlaams niveau bovenop. Burgers hoeven zich dus niet meer af te vragen waar de gegevens die ze nodig hebben terug te vinden zijn: lokaal, federaal en Vlaams niveau komen samen. De integratie van SmartLoket met Mijn Burgerprofiel is voor het gemeentebestuur een enorme stap vooruit. We merken nu al veel tijdsbesparing en de administratie zal op deze manier alleen maar afnemen.”
Eigen processen
Sint-Katelijne-Waver kan zelf workflows maken om randtoepassingen te integreren in SmartLoket. Green Valley Belgium mapt de bouwblokken van die op-maat-gemaakte processen naar equivalenten in Mijn Burgerprofiel zodat ook die communicatie naar één plek kan, vertelt Van Bogaert: “Uittreksels uit het strafregister zijn bijvoorbeeld beschikbaar in het Centrale Strafregister van de Federale Overheid. Daarvoor zetten we dan een flow op, zodat burgers die aanvraag toch kunnen doen in SmartLoket. Green Valley Belgium zette de integratie zo op dat die eigen flows zich zonder problemen vertalen naar elementen in Mijn Burgerprofiel. Zo verschijnt echt alles in die ene inbox.”
Meer informatie over SmartLoket? Contacteer je accountmanager bij Cipal Schaubroeck of stel je vraag via karien.stubbe@greenvalleybelgium.be.
