Besluiten, bestelbonnen, vergunningen, attesten, aktes, contracten, brieven… Al deze documenten dienen ondertekend te worden door een verantwoordelijke binnen de gemeente. Tot in de zomer van 2018 verliep dat in de gemeente Kortemark nog op traditionele wijze: met pen en papier. Dat was niet de meest efficiënte manier. Daarom koos de gemeente Kortemark voor het digitaal alternatief CSsign en dat hebben ze zich nog niet beklaagd. Een digitaal ondertekenplatform gebruiken bespaart altijd administratieve rompslomp en is in deze periode van essentieel belang. U heeft nog geen oplossing? Gebruik tijdelijk zonder kost CSsign Light!

Einde van de administratieve rompslomp

“Toen ik in 2018 aan de slag ging bij de gemeente Kortemark, werd mij gevraagd om een einde te maken aan de administratieve rompslomp die het manueel ondertekenen van documenten met zich bracht”, vertelt Stijn Dejaegere, Deskundige Bestuursadministratie in Kortemark. “Je moet weten dat wij verschillende vestigingen hebben en dat we dus dagelijks bezig waren met het versturen van documenten naar elkaar om die te laten ondertekenen, erg inefficiënt.”

“Aangezien we al met de software eNotulen werkten van Cipal Schaubroeck, wist ik dat zij een eigen applicatie hadden om documenten digitaal te ondertekenen. Ik maakte kennis met CSsign en na overleg besloten we om dit eerst te testen in het schepencollege, omdat daar de meeste documenten ondertekend worden. Toen dit positief werd bevonden, hebben we de software systematisch uitgerold in de rest van de gemeente.”

Enorme tijdwinst

“Het grootste voordeel van de software is de tijdwinst die je ermee boekt. Je hoeft niet langer over en weer te lopen met documenten die ondertekend dienen te worden en je hoeft ze al evenmin te versturen met de post. Van zodra iemand een document moet ondertekenen, dan krijgt die persoon daar een mailtje over. Bij ons geldt de afspraak dat alle mensen met ondertekeningsbevoegdheid minstens één keer per dag moeten checken welke documenten ze digitaal moeten ondertekenen. Momenteel kunnen ze 15 documenten per keer in bulk ondertekenen, binnenkort worden dat er zelfs meer.”

Een aanrader in het coronatijdperk

“Nu het coronavirus (Covid-19) onze bewegingsvrijheid beperkt, zijn we des te blijer dat we digitaal documenten kunnen ondertekenen. Mocht dit niet het geval zijn, dan zou er momenteel quasi geen enkel document ondertekend kunnen worden. We zouden het andere gemeentes dan ook sterk aanraden. Het bespaart je heel wat tijd, het is een administratieve vereenvoudiging, alles verloopt erg veilig en je bespaart er ook nog eens een hoop papier mee”, besluit Stijn Dejaegere tevreden.

U heeft nog geen oplossing? Geen nood, wij helpen u!

Om u optimaal te ondersteunen in deze moeilijke periode, bieden wij u graag tijdelijk zonder kost een vereenvoudigd ondertekenplatform CSsign Light aan. Hiermee kunt u perfect de continuïteit van uw bestuur garanderen, ook in deze periode waarin we zoveel mogelijk thuis werken. Zo dragen wij graag een steentje bij tijdens deze Corona crisis.

Lijkt het u wel wat om voortaan uw documenten digitaal te ondertekenen? Bekijk hieronder al even hoe ondertekenen met CSsign werkt, bekijk onze brochure over CSsign of neem contact op met CSsign@cipalschaubroeck.be